چگونه بخش هایی از یک فایل مایکروسافت ورد را قفل کنیم؟ - مجله عطر یاس

اگر زیاد با فایل های ورد سر و کار دارید یا در حال انجام پروژه های مهم نظیر انتها نامه یا نوشتن مقاله هستید، پیشنهاد می کنیم که خواندن تا انتهای این مقاله را از دست ندهید. زیرا در این مقاله قصد داریم روش قفل کردن بخشی از نوشته ها در فایل ورد را آموزش دهیم تا دیگر نگرانی بابت تغییر نوشته ها هنگام فرستادن آن برای دیگران نداشته باشید.

در مایکروسافت ورد، دو راه برای غیرقابل ویرایش کردن نوشته ها وجود دارد که در ادامه به آموزش هر دو روش خواهیم پرداخت. یک روش از طریق قابلیت Restrict Editing یا همان محدود کردن ویرایش است و دیگری غیرقابل ویرایش کردن نوشته ها از طریق تب Developer خواهد بود.

قابلیت Restrict Editing یا ویرایش محدود

قابلیت ویرایش محدود در مایکروسافت ورد این امکان را به کاربران می دهد تا آن ها قبل از قفل کردن نوشته ها بخش هایی را در آن ایجاد کنند. باید خاطر نشان کنیم که این بخش ها قابلیت ویرایش را دارند اما در سایر بخش ها شما به هیچ عنوان نمی توانید در آن ها تغییری را اعمال کنید. برای محدود کردن قابلیت ویرایش نوشته ها مراحل زیر را دنبال کنید.

گام اول؛ روی منوی استارت کلیک کنید، کلمه Word را تایپ کرده و وارد فایل وردی که می خواهید بخشی از نوشته های آن را غیر قابل ویرایش کنید، شوید.

گام دوم؛ روی تب Review در قسمت بالایی کلیک کرده و سپس در نوشته های زیر آن در سمت راست بخش Protect را انتخاب کنید.

گام سوم؛ روی گزینه Restrict Editing کلیک کنید و سپس بعد آن، باید یک پنجره نو در سمت راست نمایشگر برای شما باز شود.

گام چهارم؛ در زیر قسمت Editing Restrictions تیک گزینه Allow only this type of editing in the document را بزنید.

گام پنجم؛ در بخش زیری آن و در بین گزینه های به نمایش گذاشته شده، گزینه No changes (Read only) را انتخاب کنید.

گام ششم؛ سپس به متن نوشته های ورد خود مراجعه کرده و قسمت هایی که دیگر کاربران می توانند آن را ویرایش کنند را با موس تعیین کنید.

گام هفتم؛ به پنجره Restrict Editing برگردید. در زیر بخش Exceptions تیک کنار باکس everyone را بزنید یا گزینه More users را انتخاب کنید تا افرادی که مجاز به ویرایش این بخش ها هستند را وارد کنید.

گام هشتم؛ در زیر بخش Start enforcement، گزینه Yes, Start Enforcing Protection را انتخاب کنید.

گام نهم؛ در کادر Start Enforcing Protection، از بین استفاده از رمز عبور یا احراز هویت کاربر، یکی را جهت محدود کردن دسترسی به نوشته های خود انتخاب کنید.

گام دهم؛ اگر گزینه رمز عبور را انتخاب کنید، باید رمز عبور دلخواه خود را وارد کنید. اگر گزینه تأیید هویت کاربر را انتخاب کنید، کاربرانی که در قسمت More users وارد کردید می توانند نوشته های این فایل ورد را ویرایش کنند.

گام یازدهم؛ سپس روی گزینه OK کلیک کنید تا تغییرات اجرا شده شما ذخیره شود.

گام دوازدهم؛ در نهایت فایل ورد را سیو کرده و از آن خارج شوید. پس از ورود مجدد به این فایل خواهید دید که قسمت های انتخاب شده شما تنها قابل ویرایش خواهد بود و بقیه قسمت ها به هیچ عنوان قابل تغییر نیست.

محدود کردن قابلیت ویرایش از طریق تب Developer

علاوه بر روش توضیح داده شده فوق، روشی دیگری برای محدود کردن قابلیت ویرایش نوشته ها در مایکروسافت ورد وجود دارد که از طریق تب Developer امکان پذیر است. قبل از شروع به کار اصلی، نخست باید تب Developer را در مایکروسافت ورد فعال کنید. این تب در حالت عادی مخفی است، زیرا حاوی تنظیمات پیشرفته ای است که اغلب به کار کاربران حرفه ای می آید.

برای فعال کردن این تب بر روی منوی File کلیک و گزینه Options را انتخاب کنید. با این کار، پنجره تنظیمات ورد باز می شود. در این پنجره بر روی بخش Customize Ribbon کلیک کرده و از پنل سمت راست تیک گزینه Developer را بزنید -زیر بخش Main Tabs- و سپس روی OK کلیک کنید. با انجام این کار تب Developer در ورد شما ظاهر خواهد شد. برای محدود کردن قابلیت ویرایش نوشته ها مراحل زیر را دنبال کنید.

گام اول؛ روی منوی استارت کلیک کنید، کلمه Word را تایپ کرده و وارد فایل وردی که می خواهید بخشی از نوشته های آن را قفل کنید، شوید.

گام دوم؛ سپس به متن نوشته های ورد خود مراجعه کرده و قسمت هایی که دوست دارید آن را غیرقابل ویرایش کنید، با موس تعیین کنید. باید خاطر نشان کنیم که در این روش و برخلاف روش اول، شما نمی توانید بخش هایی را برای اجازه دسترسی به ویرایش ها آن ها از طریق کاربران مختلف ایجاد کنید.

گام سوم؛ سپس در بخش اصلی ورد، روی تب Developer کلیک کنید و گزینه Rich Text Content Control را بزنید. این کار متن شما را در داخل یک کادر ویژه قرار می دهد.

گام چهارم؛ دوباره در تب Developer گزینه Properties را انتخاب کنید.

گام پنجم؛ این کار پنجره Content Control Properties را باز می کند که در این قسمت، باید عنوان بخش تعیین شده را بنویسید.

گام ششم؛ سپس تیک گزینه Content control cannot be deleted را بزنید.

گام هفتم؛ همچنین تیک گزینه Contents cannot be edited را هم بزنید.

گام هشتم؛ گزینه OK را انتخاب کنید.

گام نهم؛ دوباره به تب Developer مراجعه کرده و به بخش Restrict Editing بروید.

گام دهم؛ در پنل Restrict Editing، تیک گزینه Limit formatting to a selection of styles را بزنید.

گام یازدهم؛ در زیر بخش Start enforcement، گزینه Yes, Start Enforcing Protection را انتخاب کنید.

گام دوازدهم؛ در کادر Start Enforcing Protection، از بین استفاده از رمز عبور یا احراز هویت کاربر، یکی را جهت محدود کردن دسترسی به نوشته های خود انتخاب کنید.

گام سیزدهم؛ اگر گزینه رمز عبور را انتخاب کنید، باید رمز عبور دلخواه خود را وارد کنید. اگر گزینه تأیید هویت کاربر را انتخاب کنید، کاربرانی که در قسمت More users وارد کردید می توانند نوشته های این فایل ورد را ویرایش کنند.

گام چهاردهم؛ سپس روی گزینه OK کلیک کنید تا تغییرات اجرا شده شما ذخیره شود.

گام پانزدهم؛ در نهایت فایل ورد را سیو کرده و از آن خارج شوید. پس از ورود مجدد به این فایل خواهید دید که قسمت های انتخاب شده شما تنها قابل ویرایش خواهد بود و بقیه قسمت ها به هیچ عنوان قابل تغییر نیست.

گاه لازم است یک فایل ورد را در اختیار همکاران یا دوستان خود یا هر شخص دیگری قرار دهید تا تغییرات و ویرایش هایی در آن صورت بگیرد؛ اما لازم است بخش هایی از این متن به هیچ وجه قابل تغییر نباشد و افراد دیگر جز شما قادر به ویرایش آن ها نباشند. در این مقاله ما به معرفی دو روش برای محدود کردن قابلیت ویرایش فایل های ورد پرداختیم که با پیاده سازی این روش ها، هنگام به اشتراک گذاری این فایل ها اطمینان خاطر بیشتری پیدا خواهید کرد. امیدواریم از خواندن این مطلب لذت برده باشید و از این روش های توضیح داده شده نهایت بهره را ببرید.

منبع: Guiding Tech